GROEP SMART PRIVACY POLICY
PRIVACYBELEID

Wij hechten grote waarde aan de bescherming van uw privacy en persoonsgegevens en willen dat u erop kan vertrouwen dat wij uw persoonsgegevens met zorg gebruiken. Dit Privacybeleid zal helpen om te begrijpen welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verzamelen en wat wij ermee doen.

AANDACHT : indien je jonger bent dan 16 jaar, raden we je aan om over onze Website en dit Privacybeleid te spreken met je ouders.

We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via privacy@smart.be, dan verwijderen wij deze informatie.

Houd er rekening mee dat dit Privacybeleid geldt voor alle bedrijven van de groep SMART in Europa en namens al deze bedrijven wordt gepubliceerd, zoals hieronder gedefinieerd.

Alle bedrijven van de Groep SMART hebben SMART NV aangeduid als onze wereldwijde gegevensbeheerder en is verantwoordelijk voor de gegevens.

1. Wie zijn wij?

   Dit Privacybeleid is van toepassing op de persoonsgegevens die verzameld worden door SMART naar aanleiding van het aanbieden van haar producten. Verwijzingen naar “SMART”, “wij”, “ons” of “onze” in dit Privacybeleid omvatten alle hierna opgesomde entiteiten van onze groep, thans gevestigd in vier jurisdicties doorheen Europa.

   Wat de entiteit in de UK betreft, vermits de UK vanaf 1 januari 2021 beschouwd zal worden als een derde land (in de context van de GDPR regelgeving , zullen in het kader van uitwisseling met deze entiteit (en andere derden) eveneens de regels van toepassing zijn die gelden op de uitwisseling van gegevens met derde landen waarbij een adequate bescherming wordt geboden aan uw persoonsgegevens.

   België (hoofdkantoor en hoofdvestiging) privacy@smart.be	SMART NV BE0448.827.611 Neerveld 14 2550 Kontich SMART PRODUCTS NV BE0462.447.894 Neerveld 14 2550 Kontich HAPPY BV BE0428.175.816 Neerveld 14 2550 Kontich
   Frankrijk	SMART FRANCE SAS FR 25840930317 33 Rue le Peletier 75009 Paris
   Duitsland	SMART TOYS AND GAMES GMBH DE 815623855 An der Pönt 46 40885 Ratingen
   United Kingdom	SMART TOYS AND GAMES LTD GB243462321 1 London Road Arundel West Sussex BN18 9BH

   In het kader van onze activiteiten [de productie en verkoop van educatief speelgoed, zoals onder meer Smart Games, Smartmax en Geosmart via retail partners en andere verkoopkanalen, alsook de opvolging en het leveren van naverkoopdiensten, digitale activiteiten (oa. verkoop van apps via de app store, abonnementen op smartgameslive.com)], worden door ons persoonsgegevens verzameld, bewaard, doorgegeven of anderszins verwerkt.

   Op basis van de toepasselijke privacywetgeving, kwalificeren de hierboven opgesomde entiteiten als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ met betrekking tot deze persoonsgegevens die zij verwerken in het kader van hun lokale activiteiten. In specifieke gevallen zijn zij gezamenlijke verantwoordelijke met een andere groepsentiteit. Voor sommige functies op groepsniveau, zoals aankoop, verkoop, marketing, IT en de juridische dienst, is SMART NV de verwerkingsverantwoordelijke.

2. Wat is het belang van dit Privacybeleid?

   Wij hechten veel belang aan uw recht op privacy en doen alle inspanningen om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de geldende wetgeving op het gebied van gegevensbescherming, en meer specifiek de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de toepasselijke nationale wetgeving inzake gegevensbescherming.

   In dit Privacybeleid leggen we uit hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, hoe en voor welke doeleinden we deze gegevens zullen verwerken, en aan wie uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven.

   Verder bevat dit Privacybeleid ook belangrijke informatie over uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij raden u dan ook aan om dit Beleid zorgvuldig door te lezen.

   Van tijd tot tijd kan het nodig zijn dit Privacybeleid te wijzigen. De meest recente versie van dit Privacybeleid is beschikbaar op onze algemene websites, onze productwebsites en onze webshops.

   Opgelet: Wanneer u uw persoonsgegevens met ons deelt, verwachten wij dat u dit Privacybeleid eerst goed gelezen heeft. Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de vereisten van de GDPR. Wij garanderen een optimale bescherming van onze databanken, wij zullen u gemakkelijk toegang verlenen tot uw persoonsgegevens, en zullen de verbetering en verwijdering van uw gegevens mogelijk maken op eenvoudig verzoek. Gelieve er rekening mee te houden dat wij uw ‘toestemming’ nodig hebben voor bepaalde verwerkingen van uw gegevens (bijv. voor het versturen van onze elektronische nieuwsbrief of voor het gebruik van traceercookies). Voor andere soorten verwerkingen biedt de wetgeving ons andere rechtsgronden.

3. Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?

   In het kader van onze activiteiten (zoals hierboven beschreven), kunnen wij persoonsgegevens verzamelen van klanten, retail partners of consumenten die onze producten aankopen of gebruiken, van respondenten die deelnemen aan onze marktonderzoek-initiatieven of enquêtes, van deelnemers aan onze wedstrijden, bezoekers van onze websites, journalisten, contactpersonen bij administratieve overheden, en van personen die anderszins met ons in contact komen (bijv. doordat hun naam en contactgegevens als werknemer of aangestelde van onze klanten, leveranciers en andere commerciële partners aan ons worden doorgegeven).

4. Hoe verzamelen wij persoonsgegevens over u?

   Wij kunnen op verschillende manieren informatie over u verzamelen:

   • rechtstreeks van u wanneer u uw persoonsgegevens aan ons verstrekt in de context van onze commerciële activiteiten;
   • rechtstreeks van u in de context van contractonderhandelingen of het afsluiten van een overeenkomst;
   • rechtstreeks van u wanneer u uw persoonsgegevens aan ons verstrekt bij het binnenkomen van onze bedrijfsgebouwen;
   • rechtstreeks van u wanneer u deelneemt aan een marktonderzoek of enquête die wij uitvoeren;
   • rechtstreeks van u wanneer u deelneemt aan een wedstrijd die wij organiseren;
   • rechtstreeks van u wanneer u zich registreert op onze websites, wanneer u surft op onze websites, wanneer u een contactformulier invult op onze websites, wanneer u zich inschrijft voor onze elektronische nieuwsbrief, of wanneer u een Gebruikersprofiel aanmaakt en/of producten aankoopt via onze webshops;
   • via derden en officiële bronnen (zoals de Graydon databank voor kredietcontroles, databanken of mailinglijsten verkregen via retail partners or andere commerciële partners, publieke databanken van journalisten of via onze dienstverleners);
   • via uw werkgever met wie wij een contract of partnerschap hebben (bijv. wanneer u optreedt als contactpersoon van onze klanten, dienstverleners of commerciële partners).

5. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

   Wij kunnen van u de volgende gegevens verzamelen, voor zover deze informatie relevant is voor de doeleinden waarvoor wij ze nodig hebben, zoals uiteengezet in titel 6 hieronder. Onderstaande opsomming bevat alle mogelijke gegevens die we kunnen verzamelen, maar deze zijn daarom niet op elke manier van verzameling van toepassing. Telkens wanneer bepaalde informatie verplicht in te vullen is, en andere informatie slechts optioneel, zal dit duidelijk worden aangegeven voor u, zodat u kan kiezen om ons uw gegevens te verstrekken of niet.

   Identificatie- en contactgegevens	Persoonlijke identificatiegegevens: naam, adres, telefoon/gsm-nummer, e-mailadres (en in voorkomend geval paswoorden en account informatie van personen die zich registreren op onze webshops). Indien wij paswoorden verzamelen, slaan wij de paswoorden niet als tekst op, maar versturen wij deze versleuteld via SSL om dan als “gehasht paswoord” op te slaan in onze databanken. Elektronische identificatiegegevens: IP-adressen, informatie die via cookies verzameld wordt (lees ons Cookiebeleid)
   Financiële bijzonderheden	Identificatie- en bankrekeningnummers Noot: in onze webshops verwerken we geen betalingsgegevens rechtstreeks op onze websites, dit gebeurt via onze betalingspartner (mollie/ingenico). Financiële transacties: bedragen die u moet betalen en heeft betaald, overzicht van de betalingen, enz. Overeenkomsten en schikkingen
   Persoonlijke kenmerken	Persoonlijke bijzonderheden: geslacht, geboortedatum, nationaliteit, taalvoorkeur
   Klachten	Klachten, incidenten or ongevallen
   Samenstelling van het gezin	Huwelijk of huidige vorm van samenleven Informatie over familieleden
   Vrijetijdsbesteding en hobby’s	Vrijetijdsbesteding en hobby’s
   Beroep en betrekking	Beroep en betrekking (particulier of bedrijf, desgevallend BTW-nummer) Carrière
   Beeldopnamen	Beelden van beveiligingscamera’s Beeldopnamen via sociale media / in de context van wedstrijden die wij organiseren
   Geluidsopnamen	Geluidsopnamen via social media / in de context van wedstrijden die wij organiseren
   Andere categorieën van gegevens	Uw aankoopintenties en interesses Vermoedelijke plaats van consultatie Uur en dag van consultatie Welke websites er werden bezocht

6. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

   Wij gebruiken deze gegevens voor de volgende doeleinden:

   • voor leveranciers- en klantenbeheer,
   • voor het beheer van (facturatie-)geschillen en claims,
   • voor het behandelen van vragen en klachten van consumenten,
   • voor public relations-doeleinden,
   • voor het beheer van onze websites en (mobiele) applicaties,
   • om u informatie te bezorgen die u heeft gevraagd, bijvoorbeeld:
     • om u te contacteren in verband met ons productaanbod,
     • om een vraag te beantwoorden,
   • voor marktonderzoeken en statistische doeleinden,
   • om u na deelname aan een wedstrijd op de hoogte te brengen van eventuele winst,
   • voor de productieplanning en opvolging van de bestellingen/leveringen,
   • om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bijv. in verband met wettelijke of commerciële productgaranties of product recalls),
   • voor contactname in het kader van onze dienstverlening na-verkoop,
   • voor beveiliging en toegangscontrole van onze gebouwen,
   • voor marketingdoeleinden, zowel voor onze papieren mailings als voor onze elektronische nieuwsbrief (indien u zich hierop heeft ingeschreven),

   • om uw ouderlijke toestemming te registreren voor bijvoorbeeld: foto- of video opnames van uw kind.

     Voor uw volledige informatie, kan u hieronder de voor deze verwerkingen relevante rechtsgronden terugvinden:

   • de verwerking van uw persoonsgegevens voor het leveren van goederen of diensten en voor de opvolging van verkopen en facturatie, of om u bepaalde informatie te bezorgen met betrekking tot verkochte producten, of in de context van het behandelen van klachten van consumenten, baseren wij op de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst,
   • de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de opvolging van productgaranties en productveiligheid, baseren wij op de noodzaak onze wettelijke verplichtingen als speelgoedfabrikant na te komen,
   • in alle andere gevallen, baseren wij de verwerking van uw persoonsgegevens op de noodzaak voor de behartiging van onze gerechtvaardigde commerciële belangen als onderneming (met name het belang om prospecten en mogelijke klanten te contacteren, om consumenten en partners te informeren over ons productaanbod en om onze business te promoten in het algemeen, zowel online als offline, en het belang om informatie te verkrijgen over het koopgedrag, de voorkeuren en koopintenties van klanten ter bepaling van marktstrategieën),
   • de verwerking van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketingdoeleinden (het traceren en analyseren van uw interesses, het versturen van onze elektronische nieuwsbrief), baseren wij op uw opt-in toestemming. Enkel wanneer u ondubbelzinnig te kennen gegeven heeft dat u onze (elektronische) nieuwsbrief graag wenst te ontvangen, zullen wij u hiervoor registreren.

   Weet dat u op ieder moment het recht heeft om uw toestemming opnieuw in te trekken, zonder dat wij hiervoor enige kost aanrekenen en zonder dat dit voor u negatieve gevolgen heeft. U kunt dit doen door een e-mail te sturen (zie hieronder) of via de opt-out link opgenomen in elk van onze marketing e-mails.

7. Met wie delen we uw persoonsgegevens?

   • Met onze dienstverleners (‘verwerkers’):

     In het kader van onze activiteiten zoals hierboven opgesomd, delen wij uw persoonsgegevens soms met derden, in het bijzonder dienstverleners (bijvoorbeeld IT/cloud dienstverleners of PR/marketing dienstverleners die voor ons mailingcampagnes organiseren, sales dienstverleners of creatieve bureaus) die als ‘verwerkers’ voor ons optreden.

   • Binnen onze groep van ondernemingen:

     Wij kunnen uw persoonsgegevens ook delen binnen onze groep van ondernemingen. Gelieve er rekening mee te houden dat wij ondernemingen hebben in de volgende landen: Frankrijk en Duitsland (allemaal gevestigd binnen de Europese Economische Ruimte en UK (die vanaf het einde van de transitieperiode (vanaf 1 januari 2021) een op adequate wijze bescherming biedt aan uw persoonsgegevens).

     Daarnaast bevindt er zich binnen de Groep SMART ook een webshop voor de US, die door SMART NV wordt beheerd & onderhouden. Deze server staat in Belgïe, en gegevens worden doorgestuurd naar US partners voor oa. order fulfilment, payment providers. Ook in deze uitwisseling wordt er op een adequate wijze bescherming geboden aan uw persoonsgegevens.

     Zo zorgen wij er steeds voor dat er passende beschermingsmaatregelen worden genomen wanneer wij uw persoonsgegevens doorgeven aan derde partijen of SMART entiteiten buiten de EER. Wij zullen waar nodig bijvoorbeeld een overeenkomst inzake doorgifte of een verwerkersovereenkomst sluiten, waarin beperkingen voor het gebruik van uw persoonsgegevens en verplichtingen met betrekking tot de beveiliging van uw persoonsgegevens worden vastgelegd.

   • Met onze externe advocatenkantoren:

     Verder kunnen wij uw persoonsgegevens ook delen met advocatenkantoren in geval van (dreigende) rechtszaken.

   • Met overheidsdiensten:

     Ten slotte kunnen wij uw gegevens ook delen met de overheid, politiediensten of het gerecht indien hiertoe een wettelijke verplichting bestaat (bijv. de verplichting om overheidsinstanties en de politie toegang te geven tot camerabeelden op hun verzoek).

   Wij zorgen er steeds voor dat er passende beschermingsmaatregelen worden genomen wanneer wij uw persoonsgegevens doorgeven aan derde partijen. Wij zullen waar nodig bijvoorbeeld een overeenkomst inzake doorgifte of een verwerkersovereenkomst sluiten, waarin beperkingen voor het gebruik van uw persoonsgegevens en verplichtingen met betrekking tot de beveiliging van uw persoonsgegevens worden vastgelegd.

   Uw persoonsgegevens en uw profiel worden niet uitgeleend of verkocht aan derde partijen voor marketingdoeleinden zonder uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming (door middel van een opt-in).

8. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

   Uw persoonsgegevens worden niet langer opgeslagen dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en verwerkt (zoals hierboven beschreven). Nadien is het wel nog mogelijk dat zij terug te vinden zijn in onze back-ups of archieven, maar zij zullen niet langer actief in een bestand worden verwerkt.

   Meer specifiek gelden de volgende bewaartermijnen:

   • persoonsgegevens opgenomen in boekhoud-, financiële of andere officiële documenten zullen bijgehouden worden zolang als deze documenten wettelijk moeten worden bijgehouden,
   • persoonsgegevens vereist voor de uitvoering en opvolging van een contractuele relatie zullen bijgehouden worden gedurende de gehele duurtijd van die relatie en 10 jaar na de beëindiging ervan,
   • persoonsgegevens verkregen in de context van onze klachtenbehandeling zullen gewist (of geanonimiseerd) worden van zodra de klacht afgehandeld is, en
   • alle persoonsgegevens gebruikt voor marketingdoeleinden zullen bijgehouden worden zolang als wij u relevante mailings versturen. Van zodra wij merken dat uw contactgegevens niet langer accuraat of actief zijn, of wanneer u beslist om zich uit te schrijven, zullen wij uw persoonsgegevens niet langer bijhouden voor deze doeleinden. Uitschrijven kan u doen door in elke e-mail die u ontvangt op de uitschrijflink te klikken of op eenvoudig verzoek via privacy@smart.be. Enkel indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of indien dit nodig is om onze belangen in rechte te verdedigen (bijvoorbeeld in geval van een geschil), zullen wij uw persoonsgegevens voor een langere periode bewaren.

   Meer informatie over onze bewaartermijnen is beschikbaar op eenvoudig verzoek (zie artikel 11 Contact).

9. Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?

   Wij nemen de nodige administratieve, technische en organisatorische maatregelen om een veiligheidsniveau te waarborgen dat past bij de specifieke risico's die we hebben geïdentificeerd.

   Wij beschermen uw persoonsgegevens op die manier zo goed als mogelijk tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot persoonsgegevens die worden verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkt.

   Verder proberen we er steeds voor te zorgen dat we uw persoonsgegevens accuraat en up-to-date houden. Wij verzoeken u daarom vriendelijk om ons op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen in uw persoonsgegevens (zoals een wijziging van uw contactgegevens).

   Meer informatie over onze beveiligingsmaatregelen is beschikbaar op eenvoudig verzoek (zie artikel 11 Contact).

10. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

    U heeft, binnen de grenzen gedefinieerd in de artikelen 15-22 van de GDPR, het wettelijke recht:

    • op informatie en inzage van uw gegevens;
    • op verbetering van persoonsgegevens;
    • op verwijdering van uw persoonsgegevens (‘recht om vergeten te worden’);
    • op beperking van de verwerking;
    • van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
    • uw persoonsgegevens te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare, en machine-leesbare vorm, en om die persoonsgegevens aan een andere verantwoordelijke (te doen) overdragen.

    Verder heeft u ook het recht om een klacht in te dienen in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens door ons bij de toezichthoudende autoriteit in uw land.

    Voor meer informatie over deze rechten, en de omstandigheden waaronder u deze rechten kan uitoefenen, in het bijzonder uw recht op verzet (dit is uw ‘opt-out’ recht voor onze elektronische nieuwsbrief), zie de Bijlage bij dit Beleid. U kan deze rechten in beginsel gratis uitoefenen.

    Enkel bij onredelijke of herhaaldelijke verzoeken kunnen wij hiervoor een redelijke administratieve kost aanrekenen.

    Verdere informatie en advies kan ook verkregen worden via de toezichthoudende autoriteit in uw land.

    Wij proberen steeds zo snel mogelijk op uw verzoeken of vragen te antwoorden. Het is ook mogelijk dat wij u eerst om een identiteitsbewijs vragen om uw verzoek te controleren.

11. Contact

    Indien u vragen of bedenkingen zou hebben omtrent SMART’s Privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen door een e-mail te versturen via privacy@smart.be of een verzoek in te dienen via het contactformulier op onze websites of door ons te schrijven op het adres vermeld in Deel 1 hierboven.